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從IMEX America展望會議與獎勵旅遊的新未來

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美洲地區最大的2018年美洲國際會議與獎勵旅遊展(IMEX America)已於10月18日圓滿落幕。根據主辦單位IMEX集團主席Ray Bloom指出,從該集團委託Events Industry Council做的研究報告顯示,全球會展活動創造的直接支出總值高達1兆美元,此一金額約與消費性電子部門的金額相當,換言之,會展活動產業對經濟的貢獻相當重要,已成為全球指標性的商業活動產業之一。

該展主辦單位IMEX集團執行長Carina Bauer也表示,此次展覽規模為歷年來最大,為容納更多參展商,須延伸至第三個大廳,來容納由150個國家、3,500多家參展商的展出。此次計增加超過60個新展位以及有81個展位擴大參展面積,同時超過13,000名與會者參與,其中包含超過3,300名買主。以上顯示各國會展業者日益重視在美國辦理的IMEX America展,且各國及城市的展出都強調文化特色、資產傳承以及價值(culture, legacy and value)。若就安排的買主洽談數高達7萬場次,約較去年成長7%,創造更多的商機洽談與彼此交流成為今年的主要特色。

今年本展的主題延續為擴大會議體驗、創新及樹立傳承資產的品牌形象(Experimental meetings, Innovation, Legacy building)。因此,在展場上提供多個大型不同的體驗活動區,來滿足當前會展產業日益重視的互動與創新價值之需要。其中包括C2 International的創意體驗營(Cloud Lab);生活區(Live Zone)提供各種如何引導與會者參與會展的理念與策略;科技區(Tech Zone)提供當前新穎的會展科技,來強化與會者互動參與及故事包裝。
本文擬針對當前會展產業面臨的五大挑戰、獎勵旅遊的市場動向及C2 International的成功創意策略等為題,分別做說明如下:

一、 當前會展業面臨的五大挑戰
根據會展活動產業的調查報告(State of the Industry: Agency Survey),列舉出去(2017)年間,該產業面臨的五大重要挑戰分別為:管理與持續成長、天賦員工的延攬、政治的不穩定(尤其是英國脫離歐盟的衝擊)、投資報酬率的下降以及活動案完成時間(lead times)過短等五項。今年的產業挑戰,則以英國脫歐(Brexit)為首要(去年為第三位);天賦員工的聘用與去年仍為第二項重大挑戰;其餘三項分別為客戶的預算、中小型業者的成長及同業間的競爭。茲分別說明如下:
1. 英國脫歐:英國已在2017年3月啟動脫離歐盟程序,如無例外,英國將於2019年下屆大選前完成脫歐程序。有鑒於脫離歐盟迫在眉睫,許多業者表達對其業務衝擊的關切。脫歐對造成中短期前景的不確定,成為企業追求營收成長的最大挑戰。其他關切脫歐的項目則包括擔心無法達成交易的風險、脫歐對幣值波動的影響、出入境的管制對商業旅遊的影響等。的確,脫歐對業者來說影響面相當複雜,也擔心客戶削減預算支出而將此類活動歸類為可隨意支配的支出類別。倘若如此,則甚難預測未來的營收成長。
2. 各部門人才的聘用與留用為業界關切的第二種挑戰,企業內部培養的優秀員工常被同業挖角跳槽,至為困擾。
3. 當前全球頻繁發生無數的恐怖威脅事件、天然災害以及政治動盪,難怪獎旅業者最優先的考量是選擇政治穩定及安全的獎旅城市,亦即能順利入境到這個國家,平安地旅遊且在離開時無任何事故發生(包括身體上或情緒的事故),此乃至關重要。儘管業主盡可能避開全球最危險的目的地以降低風險,但仍無法保證危險事故不會發生,因此獎旅業者均須做最壞的準備,以及當事故發生時做最精準的危機處理。
4. 企業成長的挑戰:許多企業(尤其是較小規模的企業)面對市場激烈競爭的環境下,欲突破營收成長至感困難。Pure Events主管Charlotte Gentry表示,該公司過往每年都能成長20%,但在2018年則出現成長趨緩現象。渠特別提到英國脫歐與未來市場諸多不確定性問題,但這也不代表客戶會取消訂單,而是確認下單的時間會拖延較長,且履約的時間相對縮短。換言之,該公司仍預期有一豐盛的營收,但相較去年來說經營較為辛苦。
5. 購併與投資:面對市場愈趨激烈的競爭威脅,較具規模的企業會增加購併的活動,亦即投資到這個產業的數個相關領域,以維持競爭優勢。這些購併領域包括業務發展、市場行銷及創意團隊等。XSEM總裁Dan Bardgett表示,為在眾多的競爭者中脫穎而出,我們體認到投入更多的時間與資金是必要的。過往接單常倚賴業界的轉介,但現在我們則遵循精準的和結構完整的銷售與行銷策略,來贏得我們多數的業務。

二、 獎勵旅遊的市場動向
在IMEX America展覽期間舉辦的Smart Monday Session中,Society for Incentive Travel Excellent (SITE)、Incentive Research Foundation (IRF)及Financial and Insurance Conference Professionals (FICP)正式聯合發表獎勵旅遊產業指數(Incentive Travel Industry Index)的研究報告,該項指數係獎勵旅遊產業的重要里程碑。從研究結論顯示獎旅產業持續茁壯成長,根據SITE執行長Didier Scaillet指出,獎勵旅遊產業指數係一項多面向的商業環境分析與調查,總共對80個國家、1000名以上的獎旅業者與重要參與者進行問卷調查。獲得的重要結論如下:
1. 超過半數(54%)的買主表示每年均增加獎旅的預算,平均每人的支出穩定維持在四千美元。
2. 61%的買主表示增加符合獎旅計劃資格的參與人數,反映公司業績的成長以及經濟樂觀的預期。
3. 銷售與獲利金額仍然是公司舉辦獎勵旅遊計畫最重要誘因,但企業也逐漸因為重視建立管理與員工的關係、提升生產力以及員工的參與而舉辦獎旅活動。
4. 如同2017年,高達98%的買主表示舉辦獎勵旅遊確是達成公司重要營運目標的一種有效方式。
5. 對買主與舉辦獎旅業者來說,參與獎旅員工的個人與專業發展的提升是獎旅活動計畫最重要的成果。
6. 獎旅業者提供目的地全包活動(all-inclusive destinations)的模式更加普遍,起因為買主不斷尋求預算成本的下降。
7. 北美、加勒比海及西歐國家仍然是獎勵旅遊最受歡迎的地區。
8. 獎旅產業已跳脫2008年AIG保險公司(AIG Factor)的風險因子,因更多獎旅業者相信目前大家對獎勵的認知遠較2008年時期更加清楚了解。
9. 健康休憩的節目(包括瑜珈)已被獎旅業者列為必須安排的活動,相對的安排企業社會責任(CSR)的普遍性稍微下降。

三、 C2 Montreal成功的創意品牌策略
活動產業是令人著迷的體驗,過去數年來C2 Montreal公司已成功地執行各種吸引人的策略,建立一項有意義的傳承與潮流,甚值得會展業者的範例參考。
C2 Montreal是全球商業與創新的峰會,獨樹一幟的活動創新,重新定義了商業與創新模式,並將創意與創新加速融入到商業與企業活動中。過去幾年C2 Montreal將會議活動重塑成為互動式、體驗式、激發靈感、充滿娛樂的模式。它是如何辦到的?
1. 融合內容與情境─ 內容是重要的一部分,但周遭情境亦屬重要,設計會場環境來更深入探索內容,因此何不思考在離地面18呎高的風險情境下進行會議? 或在完全處於暗示的空間來找出盲點問題。
2. 使參與者能夠建立有意義的互動交流,成為真正有影響力的聯繫平台。協助彼此互動交流,讓參與者透過互動連結,有助於提升企業與職涯的發展。創新科技的應用讓C2很容易達成上項互動交流目標,C2與會者使用一項網路平台可以彼此分享知識訊息,透過C2的Connect Squared可以安排個別會議以及邀約重要與會者進行私人會談;在Emerging Entrepreneur Contest, Parcours Innovation PEM以及Montreal Summit on Innovation等場合,係專門設計供與會者與企業家協同合作,商談商機與投資的機會。
3. C2也扮演社會企業非牟利的角色,在C2的Ideate for Impact活動,參與者協助非營利機構強化他們的任務;在Healthy Cities場合,與會者思考衛生與都市密度的問題;在Supporting Refugees裡,它協助找出方式來幫難民安頓生活。
4. 作為負責任的環境企業,C2減少生態的汙染以及確保正向的環境維護。其作法上包括 (1)C2購買Gold Standard碳權(carbon credits),來抵沖交通運輸排放的廢氣汙染;(2)C2進行廢棄物分類,以減廢75%至掩埋場;(3)C2僅提供可以回收及重複使用的杯盤而不提供單次即丟棄之飲料瓶;(4)使用的供應商90%來自當地,另58%的食材來自方圓300公里的Montreal。