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何種創意手法可以創造更高價值的活動體驗(Creative Design Insights Business Events Can Learn from Festival)

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越來越多活動策畫者/策展人,倚重「Festival」、「節」、「節慶」來找尋啟發,但究竟何種創意手法,能設計出對參與者是有價值的活動體驗?會展協會於今年10月12日首度與Professional Convention Management Association (PCMA) 合作,共同舉辦「Creative Design Insights Business Events Can Learn from Festivals」研討會,邀請多位國內外舉辦活動之主辦方代表分享他們寶貴的經驗與案例分析,現場許多來自不同產業的與會者彼此熱絡交流。有鑑於此次活動來自新加坡的講者Dave Lim之內容極為精闢,頗具參考價值,爰重點整理出來與大家分享。

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由左至右:會展協會榮譽理事長葉泰民、Campus Party Founding Curator Dave Lim、會展協會理事長蘇成田、PCMA Regional VP Darren Chuckry、World Music Festival@Taiwan Deputy Curator Peiti Huang、 Taiwan Creativity Week Curator Jacqueline Lai、PCMA Philip Pang

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要怎麼進行活動設計安排,才能夠展現無極限 (Infinity) 以及超越 (Go Beyond) 的理念,讓會議設計做得更好?在內容上如何表現更突出?如何贏得社群團體裡人們的心,讓他們更投入?要如何創造出更深層的價值?如何設計富有意義的體驗,如何讓場域內的人產生連結,如何建立忠誠度 (Loyal) 以及延續性 (Continuity) 等?針對以上這些問題,可以從三大面向來說明:

● BEYOND CONFERENCE

● BEYOND CONTENT

● BEYOND COMMUNITY

 

● BEYOND CONFERENCE

先介紹我自己:我曾經做過許多不同行業的事情,例如第一份工作是在新加坡金融管理局,接著投身創投。在2009年開始參與TEDxSingapore,和其他來自各地的18個人一同踏上TEDx的美妙旅程;截至目前為止,TEDx全球已經超過5,000位組織策畫者;今年我們開創了Campus Party Singapore。其實最重要的在看待一個活動、節慶、或任何一項聚會時,我並不會把它們視為商業交易,而是看成一種人類交流的過程,因此我會想到社會學、心理學、人類學 ─ 從「人」出發,思考人們想要得到什麼?

身為TED區域大使的一員,我要藉由TED、TEDx以及Campus Party幾個例子來給各位說明你籌組的活動如何和與會者產生連結與關聯。以TED為例,TED是想法與觀點的分享殿堂,講者會在台上進行18分鐘的演說,內容可以是任何主題,從環境、科技、音樂…等等都沒有限制。TEDx是和各地做結合,像是我在2009年開始的TEDxSingapore,可謂在地化新加坡版本的TED。或許你想到TED或TEDx就是一場活動、有人上台做演說與分享,但當我們開始舉辦TEDxSingapore時,是把它想成一個社群團體,讓大家能夠分享、頌揚讚美點子,並得到想法的平台;在將近10年間,我們在新加坡已經舉辦了超過45個場次、凝聚了超過200,000位參與者。最有趣與迷人之處,在於這個活動本身並無牽涉商業利益,基本上它是自願性、自主性參與的活動。所以我們籌備TEDx時都是運用下班時間,也因此說這是個社群團體創造的活動,它的目的不是獲取利潤賺錢,而是為了替人們打造更好的將來,因而驅動了大家的熱情。

BEYOND CONTENT

想到TED或TEDx時,你會直覺聯想到在舞台上分享想法,那你有沒有想過辦會議的目的是什麼呢?30多年來已有超過3,000場的TED Talk,且網路上也累積了無數可觀的點閱次數。通常講到舉辦會議,你會想到點子與想法、台上的人向台下的人分享。但如果從現今的趨勢來看,實際上內容的產生可以在任何地方、也可以透過網路吸收內容,所以你也不用非得進到一個地方去參與一場會議。此與在網路盛行以前的時代,我們必須到大學、必須去一場會議、必須親自與某個人碰面,才能夠聽到台上分享的內容不同。

有句話說「內容至上」!但現在光就內容本身已無法獨霸稱王了。因為網路的快速傳播,現在甚至在講者演講前,你就能透過社群網站或是串流媒體了解講者的背景,甚至預先觀賞講者的影片了。所以現在我們辦一場活動,我們絕不只關心內容,也要思考其他構成活動的面向,並關心人們來參加活動想要得到什麼?人們總能在網路上找到內容,因此也不一定要到一個場所,在家就能參與會議。那麼我們願意花時間到一個場地去參加會議聆聽內容,是為了甚麼呢?聚集人們時,因我們希望他們和內容產生連結與共鳴,這不僅是台上向台下間的分享,而是會場中所有人的想法交流與體驗共同創造出的氛圍。所以我們會思考如何創造連結?思考如何在交流溝通中產生驚豔的火花?要如何將零星的參與者,轉化成一群形成強烈鏈結的社群。想法的交換,經驗的交流都能使人更進步,所以來參與TED或是TEDx的人我們從不把他們僅視為消費者,並不是為了付錢參與來到這個地方,並期待事情發生,而是來參加的所有人都要做出一些貢獻。

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Contributors > Consumers

再舉另一個例子,這是一個於2009年舉辦的免費活動,沒有任何贊助商,也沒有預算替與會者準備餐飲服務,我們知道在一個半天的活動中,沒有提供任何茶水是不可行的。因此出於迫切,我便在此次的邀請函中寫道:「請準備您最喜愛的飲品和點心,來參與TEDxSingapore」,活動中場休息時間一到,我便請與會者執行一項小任務:找出另一位和您對飲料喜好相同的人;或是發現比你帶來的飲料更吸引人,並說服他人和你交換。這正巧解決我們的預算困境!請來賓準備自己的茶點,並沒有造成參與者的反感,反而引起正面迴響。因為在之前他們並沒有這個經驗,透過這個茶歇小活動也能和他人分享一些自己的喜好,在過程中認識更多人。

Conversations

另一個例子是你不是總有足夠的時間、預算、精力去布置舞台,針對這個情況,我們發想出讓與會者參與我們的佈置行動。因此我們請參加來賓準備一些紅色的東西,來替我們的舞台增添風味,這真是一次超級有趣的經驗、讓這個活動顯得特別:有人竟然準備了滅火器,甚至有位女士準備了貼身衣物。這次經驗我們也創造了社群間的溝通交流,因為人們可以分享他們帶來的紅色物品背後的故事,或是他們選擇這項物品的動機,這是一個快速立即建立聯結的機會,讓與會者感受到自己真實的參加活動以及貢獻。

Collective Content

大家有沒有請過視覺圖像記錄藝術家 (隨著會議進行,快速的將內容及點子紀錄予以視覺圖像化)?我們思考如何藉由這種記錄的形式,去創造對話機會及連結想法。所以我們請大家帶了便條紙,或是提供給他們也可以,來紀錄畫出自己的想法與回饋,於是非常豐富的對話及充滿動能的探索就此產生,因為有些人可能會提出自身的想法,有些人則會提出有趣的例子。

Connections

而在下一個例子中,我們選擇用一個字母來取代傳統形式的名牌,例如「N」「E」「A」等,然後舉行了有趣的小活動:「請利用這些字母拼出最長(或最短)的詞」、「拼出你想得到的任何詞」等等。這個活動立即達到破冰效果,並擁有強大力量將人們連結在一起。

Community

我們也曾經請與會者穿白色的或紅色的T-Shirt來。新加坡的國旗也是由紅色和白色組成,我們用意不是要特別表現國家情操,是要用這兩個顏色來排出TED這個字;在多哈舉行的大聚會中,來自許多不同國家的人在海灘上也這樣排過TED字樣,並產生強烈的歸屬感,因為我們無法獨自完成,需要大家一起合作。

以上所闡述的全部是設計一個活動的重要面向,可是我們都知道典型的會議流程是:冗長的開場演講、茶歇、更多的演講與座談,接著一小時的午餐、休息、演講、簡短的茶敘時間、演講…,這樣一天就過了;但這個流程架構不會在TED TALK中出現。在TED TALK裡有休息不只二十分鐘,而是安排一小時,午餐時間也有兩個小時,因為我們的目的不僅只著重於內容,而更重視社群團體與全體參與人員的Connections、Conversation、Community、Contributions所共同創造出極有價值體驗,這也是活動舉辦的精髓所在。正如前述所說,人們參與你的活動並非完全因為演講內容,畢竟這個內容能由各種管道、各種時間得到。以上的幾個例子,皆在預算不高的情況下,運用創意來創造出如此強大的凝聚力、激發出人們的熱情以及想像力。今天希望能提供給各位的觀點是:先不以商業來思考活動,而是思考如何讓人們的能量完全擺脫束縛盡情發揮。

 

BEYOND COMMUNITY

接下來我要和大家分享如何建立一個社群團體,而Culture, Co-creation, Commitment, Continuity皆扮演重要的角色。要如何聚集一群人成為一個社群團體呢?該如何形塑出一價值觀念,並且團體內的人皆有特定的行為態度?歸屬感是怎麼產生的?而延續性又該如何設計?

今年一月我成為Campus Party Singapore的創始策展人。Campus Party這個活動已經超過20年了,從西班牙發跡,傳到了拉丁美洲,然後擴展到美國,今年七月的活動是Campus Party第一次將觸角延伸到亞洲。

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這個圖表縱軸分成上下兩塊:上面為Institution-centric, Top-down;下半部是Community-centric, Ground-up。TED Talk在這個圖表中比較接近Institution-centric, Top-down,是由策展團隊、一個群聚團體的人們所組織而成的活動。而橫軸的部分,依序為概念化 (Conceptualization),也就是想法與點子、合作與共同創造 (Collaboration + Co-Creation)、商業化 (Commercialization)。

例如Singularity University SummitsMIT EmTech活動,是將研究推廣到市場,以實現與應用到商業發展,所以比較傾向商業化;Campus Party是由Imagination + Ideas + Inventions組成的3到5天日夜不間斷的活動,在這個圖表象限中位於中間:不只交流分享點子,也想辦法將其實現,譬如你可能對人工智慧、機器人等議題感興趣且想付諸實現,就可以抱持著企圖心來Campus Party,讓點子轉換為新創公司、獲得資金挹注;但你也可以只是來參加活動,學習新科技、新知識、聽音樂,你不需要抱持著商業化的心態,也能沉浸於Campus Party,學習到新的東西。我們來看一段今年Campus Party Singapore的影片,可以看出它和其他Conference不同之處在,於通常你不會輕易地分辨出到底誰是講者,誰是聽眾。因為每個人都在和別人溝通,每個人都是講者與觀眾。當然我們還是有舞台,但是更多人們間的互動連結,不停地產生與進行。

所以當你想到活動組織,你可能會想到軟硬體設備 (Hardware, Software),例如硬體的桌椅、設備,軟體有節目議程、受邀的與談嘉賓、氣氛的營造。

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不過當我決定組織一項活動時,我會從心出發,所以就形成了Heartware。人們會如何感受,在活動中又能得到甚麼,這就是我籌備活動的出發點。所以當Campus Party Singapore要舉辦時,我內心並不覺得一項活動要到來或是一些技術層面的事,而是想到「一群人們」,重要的是因為是第一次舉辦,所有的參與者都沒有見過彼此,所以該如何讓他們建立連結?

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Simon Sinek的How great leaders inspire action演說以及著作Start with Why均將「為什麼」做為中心思考,為什麼而做的「目的」乃是最為重要;但規劃一個活動或是建立社群團體時,我將The Golden Circle加以修改成The Golden Spiral:加上「誰」放置於中心,做為出發點,詳如下圖:02-6.jpg

當你以人作為出發點後,你就會思考想要為群眾創造什麼價值、想要吸引什麼樣的人參加;這會比思考「活動為什麼存在」、「為了什麼目的這個社群團體才會凝聚起來」又更進一步。想像一下你有一個活動,這個活動會長什麼樣子?誰是你的目標群眾?你可以很輕易地邀請到一些知名人物,但他們真的適合這次的活動嗎?Campus Party很重要的一大價值與特質是:「我們大於我」 (We is greater than me)。希望所有人都會想到他人;和他人溝通;和他人合作;而不僅祇是單方面地給,或單方面的接收訊息。

關於社群團體、結構和權力,接下來我要和大家分享三種不同形態:Centralize、Decentralize、Distributed。第一種是最傳統的集中式,大家聚集向某一位中心人物,例如一位策展人,所有的的事物都會湧向他;第二種是分權式的,人們有ownership的概念;第三種是散布式的,人們分享不同產業不同國家的消息,例如機器人、音樂、日本市場的現況…等等,由你來告訴大家什麼新知、我來告訴大家其他的部分、他來向大家分享其所見所聞,人們對於這個活動都有co-ownership。

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因此,不是所有的東西都是由策展人提供,這就像策展人只建造好廚房,而大家都是廚師,這裡沒有菜單告訴你要出甚麼餐,只要你自備材料,你可以選擇任何你想要的餐點給顧客。所以這並不是關於我們,而是關乎你想要帶給人們甚麼。例如,我們會詢問一些對物聯網、創客 (Maker) 有熱情的人士是否願意組成座談,並上台分享他們的觀點,因為他們對於自己的議題真的非常有熱忱、並且感受到「這個Panel是由我負責的」,在台上的熱情,也會直接影響到台下觀眾的參與。

至於Continuity延續性,當你提到Gathering,你可能會把它想成在一個活動一個時間點內聚集大家,但我們不會把Campus Party Singapore想成一年舉辦一次的活動,一期一會活動結束後就再見了,而我們致力於維持這個社群團體的熱度。因為比起舉辦的那幾天,我們也非常關注人們建立起的社群及聯繫,例如我們活動前就已經有許多小活動、熱身活動了,在活動開始前也會邀請與談人集會,他們事先認識不同的與談人並產生連結,激盪出更大的火花;利用社群網站讓團體裡的成員緊緊聯繫,也是一個達到持續性的好點子。除了在線上對喜愛的貼文說讚及留言,甚至邀請彼此來造訪各自的家鄉,親眼親身真實的感受與交流。

最後做個總結,如果是用傳統的Centralize樣態去思考及策展,活動結束後人們只會對你說「Thank you, Mr. Organizer」;而擁有熱情的參與能量、大家共同創作與交流,此對社群團體的影響是非常重要深遠的!