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運用連線多城市的螢幕會議漸成主流

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-在面對面會議之後,「連線多城市會議」是否能成為下一個主流?

根據旅遊管理公司Carlson Wagonlit Travel(CWT)的一項新研究,亞太地區78%的受訪者傾向於面對面會議而不是通過科技設備召開的會議,因為這有助於他們建立「更強烈,更有意義的人際關係」。他們還喜歡在面對面的會議上藉讀取肢體語言和臉部表情的方式,使其更具說服力,從而實現高質量的決策流程。

而部分投票支持使用技術設備之會議的受訪者也表示,他們可以節省時間和金錢,因為面對面的會議通常需要一定的旅行費用。有趣的是,該研究還發現,92%的員工認為面對面會議有形的商業效果超過了通過技術會議實現的任何成本節約。但是,由於預算的限制,阻止了38%的受訪者從事面對面會議的安排。

對來自多個國家的數百人聚集在一起舉辦現場活動,基於運籌物流、交通等成本和環境影響,這種現場活動對於國際企業員工或客戶仍然是一大挑戰。因此,虛擬會議、網絡傳播、網絡研討會以及新興的連線多城市會議(multi-nub meeting)都被視為替代解決方案。儘管重要的數位技術取得了重大進展,BCD Meetings & Events公司亞太區董事總經理Lisa Hopkins仍認為,它們永遠無法取代「只有面對面活動才能提供的人脈關係之會議」。

然而,有一件事是只有「多城市連線會議或多中心會議」能夠辦得到而其他解決方案不行,那就是關鍵的「面對面」元素。比利時ABBIT Meeting Innovators的創始人和「多中心會議」一書的作者Maarten Vanneste指出,群體與群體間會議時,將「多中心會議」安排在一個大會或活動,如此進行的「面對面」會議,亦可讓位於其他地點的多個群體加入。這群群體間會議經由精密的影像和聲音連線,同時間共同參與會議。這意味與會者可以在他們自己的會議室跟其他會議與會者和演講者面對面互動、聆聽與參與,理論上結合了兩者的優點。

技術與設備為重要前提
但實際上它真的那麼簡單嗎?當然,獲得正確的技術並確保一切正常運作是必不可少的。同時,參與「多中心會議」的籌畫者必須對他們選擇作為中心位置的場所、技術以及基礎設施充滿信心。
CWT Meets & Events公司亞太區高級總監Sam Lay表示,「在幾年前,他對於科技的信賴度是不高的。但是他之前遇到的一些關於基礎設施的問題,現在都解決了。會議場館和酒店已經開始投資了他們的基礎設施,特別是在新加坡、首爾、日本和中國等國家。儘管在三、四線城市仍可能存在一些頻寬問題,但是已經大幅增加對於科技的信心。」
Vanneste補充說明,獲得技術上的支持是非常重要的,「人們常常在多中心會議上出錯的地方是,試圖在沒有充分備援的情況下,以省錢的方式來舉辦多中心會議。一旦你開始舉行會議,你就需要讓技術人員帶著合適的設備飛到每一個中心會議的地點,雖然如此會增加成本,但總比讓數百人飛到單一地點開會來得便宜許多。」

如何強化互動參與
解決技術上的問題是一回事,但是要使「多中心會議」順暢運行以及使其更參與吸引力,則是另一項大挑戰。Lay說,面對面會議的好處就是演講者可以得知聽眾的互動與肢體語言,但如果雙方不在同一間地點就很難達到了。Vanneste 也認同此一看法,並認為要在同一地點舉行之正常會議中進行互動,原本就已相當困難,但若要在多中心會議來進行互動則更形困難、更具挑戰性。他補充道,講者和協助安排者往往會對多中心會議更加緊張,因此提供適當的訓練以及支援,讓他們增加信心是至為重要的。若能讓聽眾能夠更容易互動,亦可使不同地點的與會者感受更為融洽。
Vanneste以 ABBIT公司所舉辦的「腫瘤學專業人員會議」為例作說明。該會議共有75位外科醫生、化學治療師以及放射科醫生參加,同時在香港、首爾和布宜諾斯艾利斯三個地點舉行了為期兩小時的會議,包括主要設備由倫敦方面主導提供。與會者可以使用app回覆系統來針對問題進行投票,而實體的討論系統允許與會者之間進行虛擬對話。事後問卷評分結果令人印象深刻,整體互動質量滿意度達83%,時間有效利用滿意度達86%,而87%的受訪者表示該計畫實現了預期目標,90%的受訪者則表示會推薦此一會議模式。

有那些優勢?
與正常會議一樣,需要有一個明確的目的,以便從「多中心會議」中衡量投資報酬率。Lay認為,「多中心會議」可以溯源到客戶參加此一會議想要實現的目的,可能是想節省成本、增加觀眾規模、交換想法,或是想自不同的團隊獲得某種訊息。如果導致舉辦費用的節省或擴大聽眾規模是目標,那麼實施「多中心會議」可能是有益的。ABBIT估計,腫瘤學會議大約節省了10萬歐元(115,000美元)的旅行和住宿費用,但也許更重要的是,為參加的醫療專家節省了大約90天「必須離開醫院的日子(out of hospital)」,這意味著幾十項手術和其他的治療並沒有受到影響。Vanneste還引用了一項客戶會議的例子,該會議曾在一個地點舉行只吸引大約150名與會者,但採用「多中心會議」會議時,參加人數躍升至350人。隨著越來越多的組織實施策略會議管理(SMM),「多中心會議」的模式也可以幫助降低諸多成本。

雖然Lay相信專注於策略性管理會議的公司可以使用多中心會議方式來節省成本,但他也認為客戶可能會使用多中心會議來補強面對面會議,而不是取代他們。BCD的Hopkins補充道,我們看到舉辦此類多中心會議的真正效益是對於某一大企業集團跨區域的員工會議,如亞太地區,且位於類似的時區,同時其會議訊息是內部所關心的。Vanneste認為「未來多中心連線會議的成長潛力甚大。一旦人們明白其具有可能性,我們就會看到業務的成長,此乃是新興的市場商機。」

「由於成本的因素,短暫的國際會議很難證明是行得通的,但它們現在可以做到不會令人無聊。尤有甚者如果進行順暢,多中心會議的參與者甚至會感覺他們好像在同一間房間裡一起進行會議似的。」