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共享經濟興起蔚為風潮-本土體驗與成本效益需與品質控管與安全風險一併衡量,讓魚與熊掌皆可得兼?

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【編者按】本會訂於3月8日舉辦春季論壇,主題是「會展觀光帶動地方創生」。有鑑於數位時代來臨、消費者及旅遊型態不斷感變,不僅對B2C旅遊市場帶來衝擊,亦對商務活動B2B領域帶來影響,因此大數據與共享經濟如何改變會展活動與城市創生,可能是未來10年我業者必須面對之問題,爰邀請Airbhb與Skyscanner與會參加論壇擔任講者,並整理推出此一專題與大家分享。

當前數位革命席捲全球,共享經濟的浪潮終於捲向會展活動產業,對中間商和供應商的角色造成衝擊;同時,相關的預約住宿、交通、場地和餐飲服務等平臺紛紛推出,為活動產業提供越來越多樣化的選擇,對顧客的吸引力也大為增加。與此同時,一些為活動行業量身定設的平臺更嘗試將終端使用者連結起來,藉此節省會展開銷及減少浪費。那麽,亞太地區的活動籌辦者可從中獲得哪樣的好處?面臨的挑戰又有哪些?

共享經濟在成本效益、效率兩方面固然有明顯的優勢,但礙於安全和法令規範兩大考慮,始終未能普及。不過,共用經濟比起傳統模式能提供更本土和獨特的體驗,而這正是活動行業目前的潮流趨向。一方面是安全和保安的考慮,另一方面是本土和獨特的體驗,魚與熊掌,活動籌辦者該如何兼顧?
SoolNua管理合夥人Pádraic Gilligan表示,籌辦者必須加入這個潮流。他們需要瞭解現時活動參加者的組成份子,這些人當中,有人是最近才畢業、22歲的年輕人,有的則是退休者。活動參加者的範圍是如此寬廣,其喜好和選擇相應也會南轅北轍。籌辦者不可能用同一套模式應用在全部的人身上,處理這些不同與會者的需求,也不能以自己的優先順序來作出篩選。

多樣化的選擇
去年,Airbnb推出“Airbnb for Business”,正式涉足商務旅行市場,並與Carlson Wagonlit Travel (CWT)、BCD Travel和American Express Global Business Travel等大企業簽署合作協定。Carlson Wagonlit Travel (CWT)會議與活動亞太區高級總監Michael Chiay表示,該協定容許我們的代理為商務旅客預訂Airbnb提供的住所,當然前提是旅客的企業也允許使用Airbnb。所有資料都會加到同一個工作上的資料庫裡,做法跟住宿酒店一樣。但因各項活動多屬團體預訂,因此對Airbnb仍不太熱衷。Chiay解釋,在我們的活動及會議業務方面,預訂Airbnb的人不多。活動主辦機構最大的考慮是,在緊急情況下能否跟與會者聯絡。如果所有與會者都下榻同一酒店,顯然聯絡上容易很多,而且酒店方面也可以提供協助。這方面的問題,或許可以透過科技來解決。Chiay認為,在會議行業裡,到外地參加會議的旅客最有可能使用Airbnb,因為他們會自己安排行程。SoolNua執行合夥人Pádraic Gilligan也同意,他解釋,2016年在巴賽隆納舉行的世界流動通訊大會(World Mobile Congress),十萬與會人士中有三萬人選擇了共享經濟模式。Chiay期盼,Airbnb之類的平臺未來可以提供更有效率更精簡的流程。當市場成熟,有公司願意一起為50位代表預訂Airbnb時,如果能跟一家代理商而不是50個屋主交涉,將會方便得多。

Airbnb也有為活動提供獨特的場地,對某些企業而言這比較容易被接納。BI Worldwide亞太及日本活動方案主管Marine Debatte指出,我們曾經向客戶推薦Airbnb的場地,作為舉行貴賓晚宴、私房宴或是別出心裁的會議場地。不論是哪類場地,到現場視察和評估風險都是必須的,因此類的場地確實會有多一層考慮。雖然客戶對這類建議態度越來越開放,但對採納建議仍然有所保留。
根據Airbnb亞太區商務旅行負責人Kevin Hoong表示,Airbnb今年的商務旅客業務增長了兩倍,目前有15萬家公司使用商務Airbnb。Airbnb客人當中有近一成是商務旅客。而此一成的客人相等於1,500萬人。Airbnb在去年11月正式推出Airbnb Trips,進一步擴展業務版圖。Hoong表示,Trips讓Airbnb從住家分享的理念進一步發展,到“以人為本”的信念,並推廣到旅行的其他方面,讓商務旅客也可以體驗到各項本土專家精心策劃的活動,而這樣的發展未來是否會衝擊到目的地管理公司(DMC)的角色?

目的地城市合作夥伴
跟當地的國家旅遊局合作可以消除對法令規範的疑慮。因各地會議局也需要在旅遊旺季期間,增加住宿供應能量,提升舉辦大型活動的能力。在都柏林,酒店房間供應不足的情況已達到嚴竣的地步。愛爾蘭國家旅遊發展局Fáilte Ireland正就此事與Airbnb展開磋商。都柏林會議局經理Sam Johnston說,時代已經改變了,我們開始檢討相關法例,研究“客房”的定義,並確保市場上供應的客房品質合格。作為國家旅遊機構,我們可以做的其中一點,就是與旅遊業供應平台對話,展示更大的支持,共存共榮。

場地的洽租(Venue Sourcing)
場地洽租方面並沒有像Airbnb和Uber那樣行業幾乎是壟斷的平臺,相反的市場競爭十分激烈,其中Spacebase、Headbox和Fillit專注在提供非傳統創意空間,而Meeting Rooms和MeetingsBooker服務的市場則比較寬廣。最好的平臺應該提供廣泛的點對點參考評比。MeetingsBooker在2014年起即提供客戶需求建議平台(RFP platform),開啟網上直接預訂場地服務。目前參與的場地已有約七萬個,遍佈一百多個國家。其客戶包括Google、Pfizer 和Apple等大型企業。公司創辦人Ciaran Delaney表示,通過我們預訂小型會議場地的客戶,八成五是終端使用者。他們多數是區域銷售經理或專案助理,沒有時間去接觸四、五個不同的場地然後等報價。但若通過MeetingsBooker平臺,他們可以直接在在網上選擇會議室,預定咖啡、午餐服務以及LCD投映器材等。雖然約有一半的客戶會選擇酒店的場地,但Delaney注意到越來越多不同類型的場地加入平臺。這些場地許多都願意提供按小時收費的服務,這是酒店沒有的,而我們樂見服務更多元化。Spacebase則為客戶提供一系列充滿特色的場地和會議空間,當中大部分都位於歐洲,但也有位於香港和開普敦。任職SoolNua、同時身兼MeetingsBooker董事的Gilligan表示,這些場地的吸引力在於其豐富的故事背景。他解釋,一間標準的酒店會議室很難包裝成動人的故事,但如果是在以普普藝術裝飾的豪華公寓套房開會,情況就會大大不同。客戶很可能從未到過這樣的地方,這會成為他們難忘的黃金體驗,他們會在場內拍照,然後分享出去,永存回憶。

本土的文化體驗
兩年多前甫成立的平臺VizEat,將來自世界各地的旅客帶到本地人家中作客,享受飲食文化體驗,不管是共進晚餐,上烹飪班或參加屋頂派對,讓旅客全面體驗本土的飲食文化。此一平台榮獲蘋果評選為2016年最好的應用程式之一(Best Apps of 2016)。於2017年2月,此一平臺創辦人Jean-Michel Petit和Camille Rumani,也特別邀請蘋果總裁Tim Cook,在其平臺一位屋主的家,一起共進午餐。Petit以前從事創業投資工作,但對活動業務卻有相當透徹的瞭解。他說到,開始有活動籌辦者請我們為20、30以至500人的活動提供服務,我們也就開始開展這方面的業務。現在,VizEat已可以為上千人的大型活動提供服務。去年在Airbnb歐洲會議期間,它與Airbnb合作,讓1,000多名與會人士分別到150個巴黎居民家中享用晚餐,體驗目的地城市的文化。

創意平臺
除了前述提及的場地預訂平臺,市場上還誕生不少專門為活動行業而設之富有創意平臺。Bloomerent允許紐約的活動籌辦人共用花卉裝飾以節約成本開支;Rent a Village則可以為多達1,000人的團體,提供位於德國、奧地利和瑞士鄉村風情的體驗機會,鄉鎮首長還會親自將“村莊之鑰”(Village key)授予活動團體;Showslice則讓先後在同一地點緊接著舉辦活動的不同公司,共同分攤表演設備租用和工作人員的支出。籌辦公司可以列出活動的日期和規模,如條件合適,其他籌辦公司就可以聯絡他們。大型活動公司早已有類似的安排,現在只不過是開放給所有人。場地合作夥伴也會列出已定活動附近的日子,務求儘量善用場地。Showslice創辦人之一Damian Oracki表示,對租用中至大型的活動場地和供應商而言,攤分費用可以讓這方面的開支大減三至七成。Oracki曾為2012年倫敦奧運會組裝大型裝置,他在那次的工作經驗中獲得靈感,想到這個新的解決方案。現在我們會用“共享經濟”一詞來形容它,但很快人們將視為普通的經濟模式。此種安排還可以縮短前期的準備時間;彩排的時間也因此增加,活動效果會更佳。
Chiay更表示,CWT公司的會議與活動部門也開始試用一些創新平臺,如使用Kapow等,並且將Uber等平臺整合到我們的CWT To Go應用程式中。當旅客所用的裝置偵測他已到達目的地機場時,程式就會主動提醒他用Uber租車。Uber在2015年底推出UberEVENTS,美國的活動籌辦人可以為活動設立專屬密碼並發放給所有參加者,參加者可憑密碼獲得車費優惠。Uber還會在一些活動期間推出相關合作計畫,例如在巴塞爾鐘錶展期間與鐘錶商Zenith合作,特別以復古經典車接送參加晚宴的代表。不過,Uber進軍活動產業市場的動向目前似乎仍未明朗化。
Fly Another Day則是CWT目前正在試用的另一個平臺,MCI集團和GL Events等也有使用這個免費平臺。其涵蓋亞太地區24個主要城市,列出各地舉辦各種大型活動、罷工事件、遊行及假日等可能造成旅遊上的困擾或住房短缺或成本上升等問題的平台。

Chiay最後總結:儘管活動產業對共享經濟的平臺仍然有所保留,但我們認為這是大勢所趨。共享經濟的普及,心態的改變以及帶來顧客充分的體驗,都是遲早的事。