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2019年會議市場之展望

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根據IMEX與國際會議專業協會(MPI)的研究調查報告顯示,未來會議市場仍呈現平穩健全的方向發展,且有點是偏向賣方市場,主因是與會人數與雇用人數呈現明顯成長。另一趨勢帶給會議專業者的訊息是,未來將更強調增加與會者之間的互動與融入感覺,以彰顯與會者參加會議的獨特體驗。

有一小型企業組織希望能在美國加州爾灣(Irvine)舉辦一場40個人的會議,因而向加州爾灣會議旅遊局(Destination Irvine) 請求協助幫忙規劃,當時會議旅遊局主任Ana Laura Becerra想到灣區戶外風景宜人,由於該企業組織也希望在預算有限之下能製造出此次會議難忘的體驗,爰建議在靠近酒店旁之小徑徒步健行;Becerra回憶道,然而該企業組織聽到後立即拒絕,因其擔心天氣太熱對於不常運動者路途會偏遠,Becerra旋即想出一替代方案:在小徑騎電動自行車。到了活動當天,與會者分成八組騎電動自行車,並騎到預先指定的場所相聚討論當天會議的議程主題,然後結束前往酒店共進午餐。「這樣的安排方式提供許多人一對一的彼此互動機會」,Becerra說該組織對此次活動安排感到非常滿意,許多類似會議業者對此都有一樣的看法。

Becerra在今年第一季的會議展望調查表達未來的一個關鍵趨勢:越來越多渴望提供獨特的體驗給予與會者。據此次調查,在一個日益增長的需求世界中,有78%的受訪者表示,對獨特與會者體驗的需求正在上升,其中有38%認為需求正大幅成長,40%認為微幅成長;儘管僅有51%的受訪者表示預算也會同時增加。

在此一趨勢下,Creatividad業主兼MPI墨西哥分會會長Michel Wohlmuth,期望為與會者創造一種變革性的體驗。在今年3月時,他為一家保險公司在當地度假村舉辦一場250人的會議活動,在會議期間,與會者觀賞關於一所窮困村莊的小型學校的視頻影片,約一個小時,最後視頻出現讓所有人都驚訝的訊息:「明天我們將要去拜訪學校,結識孩子們。」事實上對與會者來說,這樣的活動安排與年輕人直接見面,讓人難以忘懷。Wohlmuth說:「這是一個十分感人和強烈情感的經驗。」

上項獨特體驗的需求常會影響到活動企劃者對場館需求的選擇。在所有受訪者中,有62%受訪者表示獨特與會者體驗的需求,會影響他們選擇場館的決定。例如位於美國明尼亞波里斯194 West Chamber商會的會員部門經理Annette Belding表示,該商會和當地的非營利組織正為殉職的消防員和警察,在五月間籌辦一場募款活動,她選擇全國知名冰屋製造商Clam Corporation公司的倉庫裡舉辦這場聚會。「這是一個獨特的空間」,Belding在準備工作時說道,企劃者計劃引入舞台和音響系統,HeidiGrowHaus是當地的花卉中心,他們將負責佈置這個空間,讓所有參與者能夠在巨型停車場內駕駛消防車,進行一次完整的體驗,此乃十分罕見。

她說:「我們在社區內舉辦各種活動,因為我們的社區沒有大型的會議廳,很多時候我們將會議舉辦在獨特的空間中,有可能將會議舉辦在娛樂中心或某些人家的庭院。」Becerra也參與規畫安排活動,將不同多樣性帶到獨特的場地。當一個運動組織希望在兩週內以非常有限的預算要求協助安排一場500人的酒會,Becerra即建議將酒會舉辦在當地一家穀倉大廳內,此一大廳通常作是為舉辦婚宴的地點。最初運動組織表達反對立場,但經實地場勘後即改變團隊領導人的想法。這次的酒會活動在今年3月舉行,這個新奇的場所甚受與會者的喜愛。她回憶道:一般的評語是「大家喜歡新潮的時刻」她還聽到「我不曉得還有這個沒有聽說過的地方」和「很佩服挑選這種地方的人」,「我的客戶十分滿意」等。

專注於設計係會議專業者確保他們的會議活動能留下深刻印象的另一種方式。位於紐約上州的Fusion Productions公司總裁Hugh K.Lee表示:「由於人們需求的多樣化以及期待個人化,與會者決定來參加你所辦的會議,會有他想達成的目標以及何時需要滿足他的期待」,「這是我們當前生活的世界,會議設計已轉移成為如何創造體驗,並需要提供許多不同的選擇?」Lee通常會同時準備有五、六個選項,無論與會者的需求如何不同,他們都可以獲得他們想尋找的體驗。「我們可能會辦理一場有關領導統御的工作坊;同時,在同一地區的一個大型空間,我們可能會有另一場「加強互動參與的未來趨勢體驗營」(future of engagement' lab)。在那裡可以實地進行各種體驗,例如:帶護目鏡的虛擬實境體驗;我們有擴增實境體驗區;但也有傳統的分組合作區、椅子、桌子和黑板等老式設計區域。我們還有一個名為討論區The Center,每個人都可以跟那天早上的主題演講者提問一個問題。」關鍵是如何將這些擁有共同興趣的人聚集在一起。「這有點像是一種神秘的調味醬(Secret Sauce),我們讓這些意見領袖有機會與主講者互動交談。」位於佛州奧蘭多的OP-AV公司客服經理發現,讓講者在一天中多次向不同的觀眾重複演講,可以大大提高會議對與會者的影響力。「我們不會因為講者在演講,只做重複的動作,因觀眾每次都不同,他們都有不同的體驗」。

有時,創造獨特用戶體驗是讓彼此見面享受接觸的感受(Human Touch)。俄亥俄州Foundation Software公司活動企劃者Deanna Nwosu表示,發現最吸引公司用戶的是在靠近總部的克里夫蘭所舉辦的會議,我們讓客戶有機會與原先只在線上一起工作的培訓師以及公司員工能夠親自會面,「我們帶客戶到我們公司,我們可以親切地接待他們」,Nwosu說。「這進一步鞏固了我們的關係。這是一項重要的整體經驗。然而,有時候會議策劃者創造獨特的體驗可能會遭遇到挑戰,這包括舉辦會議者祇單向地說他們想要的,而傾向於不履行過去的做法。

今年第一季的調查出現另一個主要趨勢,是對於整體市場業務前景預測的擔憂。儘管根據MPI的調查報告顯示,未來一年會議市場預估將有2.5%的成長,其中,有60%的受訪者認為會議市場將出現成長,19%受訪者認為會議環境維持不變,然有21%的受訪者則對未來的預測不樂觀。另對未來一年現場與會出席人數出現2.7%的成長;而且預算相當穩定,招聘人數也有43%表示全職的雇用會增加,但是相對的受調查者對商業環境也表示短期內有些舉棋不定。譬如前述21%受訪者對未來看法不樂觀,此一數字自一年前之15%增加到21%,此恐是一項警訊。其中51%的受訪者表示,金融市場不穩定波動也會對會議決策產生影響;只有18%的人表示這種波動性因素未被列為考慮,也沒有影響他們的決策。有一位匿名評論者說,「我正為政治影響和長期來強勁經濟成長導致未來產業可能出現衰退做準備。其客戶希望以減少員額和最低費用條款來保護自己,這樣他們就不會重複2008年崩盤後給他們帶來過多負擔之問題」。惟O’Brien有不同的看法,他說:「經濟並沒有放緩,從AV公司的角度來看,10年前,我可能會在五月或六月時清潔公司、花時間重組倉庫人員、或去度假,目前那不再發生,我們沒有空閒時間,我們總是有一些事情要幹活」。在墨西哥,Wohlmuth亦未見到未來的經濟衰退風向。他說:「我認為經濟不會放緩,至少在我們這個產業,沒有人停止舉辦活動,酒店仍然經營良好。」在日本,千葉會議局和國際中心的會議經理Yumi Yasuda表示,鑑於日本即將舉行多項大型活動,如世界杯橄欖球、2020年奧運會和2025年日本博覽會,由此來看商業環境是樂觀的。

另一種趨勢是:透過現代虛擬科技設備毋須赴現場出席會議之與會人數(Virtual attendance figures)亦出現成長2.7%,其中有61%的受訪者認為參加虛擬會議的人數未來會大幅增加。詢及會議參加人數,有14%認為會議人數會縮減,35%認為會增加,有51%認為不會改變。

當被詢及在會議行業裡女性是否受到歧視待遇的問題時,有63%的女性表示與男性之待遇相同,但仍有37%的女性表示受到歧視待遇;進一步詢問哪些方面受到歧視待遇?有54%認為女性被視為能力低及不聰明的印象,54%認為待遇較男性為低,64%認為職涯升遷機會受到限制,11%認為受到不必要性關注(unwanted sexual attention),46%則認為沒有受到應有的重視。至於未來是否需更多企業社會責任(CSR),有41%表示會更多CSR,有57%則認為如同往年一樣。回答更多CSR活動中,有22%表示其在企劃過程中已成為正常要考慮的項目,56%表示未來將會稍微加強CSR活動,22%則認為將大幅加強CSR。詢及有關會議的長短問題,20%表示會議時間會縮短,74%認為維持同樣時間不變,6%認為會議更長。有關舉行會議的頻率,25%認為會更頻繁,65%認為不變,9%認為會減少次數。是否更聚焦主題?有58%則認為會更聚焦利基議題,37%表達不變。分組與談的時間(Session length)有30%認為會縮短,10%認為會增長,60%認為不會改變。