Meeting Design – 西瓜營的體驗

對會議公司(PCO)而言，貼心的會議接待、有效的後勤支援、以及精準的財務控管是對會議客戶的最佳服務，然而，談到會議的「內容」（主題、講者、以及研討），大部分人都認為那是主辦方的「專業」領域，尤其是專業協會/學會的會議更是如此。然而，會議的真正核心，是透過會議的「內容」成就一個會議以外的世界所欲達到的目的，而欲達成此一目的，會議中是否能經由知識的交流與溝通，讓與會者獲得足以改變其行為的體驗，才是會議是否能在此一目的上有所貢獻的關鍵因素。

「Into the Heart of Meetings」一書的作者之一，Mike van der Vijver，拋出了一個問題：「國際權威的外科醫師，在外科醫學上的成就無庸置疑，擔任外科醫學會議的大會主席亦天經地義，但是，他的外科醫學專業，要如何用在『設計一個經由有效交流與溝通改變與會者行為的會議』上呢？」。在此「外科醫師」只是「專業」會議內容的一個代表，他也可能是「無線通訊」、「財務金融」等權威學者專家。Mike所提出的這個疑問，就是Meeting Design這個議題背後的動機。 Mike在中華國際會議展覽協會會員，滙集國際股份有限公司的邀請下，來台主持一個由中華兩岸知識技能交流協會主辦的「亞太會展人才培育營」(英文是Watermelon Camp，希望與會者都成為meeting design的西瓜種子吧！)，希望能在台灣推動Meeting Design。

 筆者「越齡」報名參加了這個年輕的營隊（目標與會者是18~35歲的青年，筆者顯然「跨越」了這個世代！但還是鼓起勇氣去跟年青世代「打成一片」） 在三天的營隊活動中，透過了各種互動、溝通、甚至表演等各種多元型式的設計，Mike與主辦單位示範並展現了一些在Mike的書中所欲傳達的訊息；Mike認為，會議的設計，就跟做菜的廚師、編舞的舞者、以及圖象設計師一樣，會議設計師需要瞭解有關會議的各種層面；情感的與理性的，包括會議的本質是什麼、有哪些基本要素、會議跟人類每天進行的溝通有什麼不同、溝通在什麼時機才會變成會議等。

Into the Heart of Meetings這本書中的主要論點之一是在於指出：以溝通的手段而言，與會者真實地出現在會場大家面對面產生連結，是會議最重要的特徵，會議的的各種面向，從理性到感性的互動，在在都與身體的體驗息息相關，不論從哲學或科學的觀點，心智與身體間的互動與相互影響，都已經被討論了數百年，至今我們仍然不是非常的理解其中的奧妙，運用也是十分有限，心靈的直接交流是最有效的溝通，也是人類最終的期待，但截至目前為止，人類在這部分的開發成果仍十分有限，我們必須透過實體（含眼、耳等器官）才有能力「交流」，因此，如何設計這種交流以達到溝通的目的，進而能產生改變行為的效果，影響了人們如何學習、互動、進行知識傳遞與轉換、以及決策，而這些都可以或必須在會議中實現，所以，從與會者在會議中的交流體驗，到會後如何處理這些體驗，都是會議設計師在會議效果上應考量的因素。

因此，為了在營隊中實際呈現以上觀點的重要性與可行性，Mike的每一次出現，都會帶來不同型式的互動，肢體的或是語言的、或兩種同時，他基本上相信與會者的實際互動才能真正導致會議體驗，而會議設計師的任務，是讓那些互動發生，但不僅僅是設計一個情境（如茶點時間）讓互動有機會發生，例如，對初次見面的陌生人而言，並不是每個人都很善於開啟一個話題（在台灣、其實是大部分人都不善於），所以透過一些小小的設計（例如在身上掛的識別證上，除了本人姓名外，另外寫上最想共進晚餐的古今中外人士；在開場玩自我介紹遊戲時，特別要求要瞭解對方的寵物等等，都是一種「開啟話題」的設計），來達到降低互動障礙，達成有效溝通的目的，很實用也令人印象深刻。

Mike也很擅長透過人的移動，把「交流」這件事落實，整個活動下來，只要是Mike主持，印象中就是不斷在遇到新的伙伴，共同完成一個小任務，打散，繼續下一個任務，又認識新伙伴。有時，穿插一個「用腳投票」也是一個很有趣的設計，當需要大家表達看法時，不用舉手、不用點名，利用空間讓意見一樣的人「物以類聚」聚集在一起，大家就在不斷的移動、認識、自然的交談一下，繼續移動、認識，最後發現，沒有人有時間拿出手機來滑或是發呆放空，都能很專注在當下的主題跟發生的事情，當老師的我不禁心想，我的課堂也應該是這樣！

本次的營隊，用「馬戲團」當作主題(Theme)，也呼應了Mike在into the heart of meetings裡面另一個重要的觀點 : 會議是一個舞台(Meetings are a stage)。除了搭建舞台讓與會者能夠上台「演出」（被別人看到、也看到別人）外，「舞台」另一個重要的概念是「虛構的」，主要是想表達會議本身不是在一個（與主題相關的）真實情境中；第一次聽到這個概念時，覺得有點難理解，Mike在他的書裡，用了兩個例子來解釋這個概念，其中一個如下所述：

聯合國的一個小型研討會，主題為東南亞國家的嬰兒營養問題，在芬蘭的赫爾辛基召開，在世界衛生組織（WHO）日內瓦總部工作的馬來西亞籍醫生、以及倫敦經濟研究機構的主管受邀發表演說，與會者也參加了如何在熱帶國家生產糧食的工作坊，會議的目的在於如何增進國際援助，以有利於改善亞洲孩童營養不良的問題。這些與會者將會對改善貧窮兒童的生活條件做出貢獻，但他們並不會在赫爾辛基開會期間生產牛奶或開發抗蟲害的農作物，雖然這些都跟會議的主題高度相關，但真實的行動會在其他時間、其他地方展開。(p.38, ”Into the heart of meetings”)

這次的營隊也是一種會議，選擇了馬戲團作為主題，多多少少是想表達這個「虛構的舞台」這個概念，比較可惜的是，除了在一開始選擇識別證圖案分組時，有用到馬戲團這個主題，跟請了太陽馬戲團的陳星合來開場演講外，其他地方比較少著墨，如果能跟Mike所提出的這個「會議是一個舞台」的觀點有更多的結合，也許會帶動更多更深的啟發。

Mike也指出，如果要讓會議更有效果，管理兩個世界的差距很重要，與會者通常會尋求兩個世界間的連結性，以及兩者的區別，並試圖找到其意義，會議設計師要能確保與會者可以找到些什麼！虛構的舞台上，什麼都可能發生，尤其是在一些禁忌性的、敏感的議題上，因為不會涉及實體的行動，所以更有機會找出不同尋常的意義，兩個世界間的距離愈大，與會者發展出對外部真實世界的新觀點、新洞見的機會就愈大，而這、不也正是會議主辦者所期待的嗎？（本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼）